意匠色分図のチェックシートやRevit集計表のデータ入力に活用してみました。
各手順や注意点についてまとめた備忘録です。
Excelデータの整理のポイント
下記の5つを意識して整えていきます。1.空白行や空白列を含まない独立したデータになっているか
2.結合セルが含まれていないか
3.改行が含まれていないか
4.見出しが重複していないか
5.1行に1件の情報、1セルに1つの情報が入っているか。
1.空白行や空白列を含まない独立したデータになっているか
不要な項目の整理を行います。表外の文字や、空白行、空白列、図形として入ってしまった文字等は削除します。
文字の前後に余分なスペースが入っているときは、TRIM関数を利用して削除しておきます。
2.結合セルが含まれていないか
結合されたセルがあれば削除するか、セル結合の解除をします。
項目の所で見栄えを整えるのに高確率で使用されています。
該当箇所を選択して、ホーム→セルを結合して中央揃え∇→セル結合の解除をクリック
で解除します。
3.改行が含まれていないか
改行の置換削除をします。
Ctrl+Hで検索と置換を開き、検索する文字列にCtrl+J→すべて置換をクリック
置換後の欄に何も入力しないことで、改行を一括削除できます。
WEB版だと上記が使えないのでCLEAN関数を利用します。
4.見出しが重複していないか
検索関数を使うとき見出しが重複していると上手く値が反映されないので、重複しないようにします。
条件付き書式で重複チェックする方法
重複しているか調べたい箇所を選択→ホーム→条件付き書式→セルの強調表示ルール→重複する値を選択
重複しているとセルが赤くなります
列の項目
列の項目が2行になっている場合は1行にまとめて、見出しが重複しないようにします。
行の項目
部屋名を見出しに使うと、違う階で同じ部屋名があり重複するので階数+部屋名にします。
番号の右隣に列を追加して=&で文字列を結合します。
Excelのバージョンが対応していれば、TEXTJOIN関数を使っても良いです。
5.1行に1件の情報、1セルに1つの情報が入っているか。
建材名と厚さが1つのセルに入っていたり、建材名と高さが一緒に入っていたりすることがあります。建材のみ、数値のみの値を参照したい場合はデータを分けておきます。
指定した文字数を抽出したい場合
特定文字でデータを区切りたい場合
データ→区切り位置を使いデータを分けます。
任意の文字や空白でセルを分けることができます。
before
データの整理が終わったら、に左端に列を追加して、番号を入れておきます。
Excelデータの精査具合は利用目的に合わせて調節しましょう。
チェックシート利用であれば1-3まで、関数検索利用まで行いたい場合は1-5まで等。
データ整理が終わったので次回意匠色分図のチェックシートとして活用していきます
SI
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