PDFの仕上表をBluebeamでExcel変換して活用②Excelデータの整理のポイント

BluebeamにはPDFをExcelに変換できる機能があります。今回はPDF形式の仕上表をExcel変換して、データ整理を行い意匠色分図のチェックシートやRevit集計表のデータ入力に活用してみました。各手順や注意点についてまとめた備忘録です。

今回はBluebeamでExcel変換したデータを整える際のポイントについてです。

Excelデータの整理のポイント

下記の5つを意識して整えていきます

1.空白行や空白列を含まない独立したデータになっているか
2.結合セルが含まれていないか
3.改行が含まれていないか
4.見出しが重複していないか
5.1行に1件の情報、1セルに1つの情報が入っているか。

1.空白行や空白列を含まない独立したデータになっているか

空白の列や行が含まれていると、フィルターをかけたりやテーブル化をする際に空白の行や列の手前までしか認識がされず、正しく操作できなくなります。

2.結合セルが含まれていないか

セルが結合されていると、フィルターをかけたりテーブル化することができません。

データベース化する範囲には結合されたセルを含まないようにします。

3.改行が含まれていないか

セル内で改行すると、目には見えない改行コードがデータに加わります。検索や参照、文字列操作による整形作業に支障が出る可能性があるので改行を含まないようにします。

4.見出しが重複していないか

検索関数でデータ抽出をする場合、同じ見出しが複数存在すると求めている情報を正しく取り出せないため見出しの重複はしないようにしましょう。

5.1行に1件の情報、1セルに1つの情報が入っているか。

データ抽出をする際、建材情報と高さ情報が同じセル内に書かれていたりすると、データが混在していて正しい値を抽出することができません。1行に1件、1セルに1つの情報を入力します。

明日は実際に変換したデータを整えていきます

SI